Nur noch kurz den Abiball planen, dann schreitet ihr schon über den roten Teppich in den Ballsaal. Ihr freut euch unendlich darauf mit eurer Familie, Freunden und den Lehrern das vielfältige Galabuffet zu genießen und einfach die Korken beim Abiball knallen zu lassen? Hier bekommt ihr Tipps und Tricks wie ihr den Abiball am besten organisiert.
Von der Location über Musik, den Fotografen und vom Essen bis hin zur Hochsteckfrisur muss alles ins Detail bedacht und finanziert werden. Wir möchten euch einige Tipps mit auf den Weg geben, damit euer Abiball unvergesslich wird und ihr auch noch nach vielen Jahren ins Schwärmen geratet, wenn ihr euch die Fotos von diesem Tag anschaut.
Inhaltsverzeichnis
Location für den Abiball auswählen
Zunächst solltet ihr überlegen, in welcher Stadt der Abiball statt finden soll und ob die Location gut erreichbar ist. Ist sie gut mit dem PKW zu erreichen und stehen dort ausreichend Parkplätze zur Verfügung? Wie sieht es mit der Anreise per ÖPNV aus? Es ist sehr hilfreich im Vorfeld zu wissen, wie viele Personen kommen werden, um die Größe des Saals zu bestimmen, denn wenn der Saal am Ende halb leer ist oder nicht ausreichend Platz bietet, kann sich dies auch ungünstig auf die Atmosphäre auswirken. Deshalb empfiehlt es sich, zu kalkulieren, wie viele Eintrittskarten ihr voraussichtlich verkaufen werdet.
Kleiner Tipp: Ihr könnt auch den vorangegangenen Jahrgang nach Erfahrungen fragen. Die dortigen Planer haben den einmaligen Tag ja schon hinter sich gebracht und geben euch gute Tipps um den Abiball optimal zu planen..
Ihr solltet überlegen, wie viele Personen jeder Schüler zum Abiball mitbringen kann. Das ist unabhängig von der Anzahl der Schüler in eurem Jahrgang. Die Eltern, Verwandte, Bekannte, Freunde, Lehrer und auch deren Ehegatten sind dabei zu berücksichtigen. Eine einfache Strichliste reicht schon völlig aus.
Natürlich sollte die Räumlichkeit auch nicht zu teuer sein – bedenkt jedoch auch, dass ihr nur einmal im Leben euer Abitur feiert und dieser Tag in positiver in Erinnerung bleiben soll. Dabei ist die Wahl der Abiball-Location schon von großer Bedeutung, da sie einen großen Teil der Atmosphäre ausmacht.
Abiball Budget: Aufgepasst beim Preisvergleich
In der Regel ist das Abiball Budget nicht besonders üppig. Vergleicht die Angebote und lasst euch nicht von scheinbar günstigen Preisen beeindrucken, denn dahinter könnten sich noch Kosten verbergen. Einige Locations haben z.B. das Galabuffet bereits im Preis enthalten, es kann aber durchaus auch sein, dass ihr euch auf die Suche nach einem externen Caterer machen müsst. Die meisten Häuser haben allerdings einen festen Gastronomen. Besonders serviceorientiert sind die Locations, die über einen Inhouse-Caterer verfügen. Das spart euch eine Menge Arbeit und ihr könnt euch darauf verlassen, dass alles reibungslos verläuft. Das Catering ist ein großer Kostenfaktor beim Abiball Budget, also bitte nicht unterschätzen und gut vergleichen.
Überlegt euch gut, was ihr alles rund um die Location braucht:
Catering / Fotograf/ Technik für Licht und Sound / Bühne / Security / Deko / usw.
Erhebliche Kosten müsst ihr z.B. für die GEMA-Gebühren oder auch die Veranstalter-Haftpflichtversicherung einplanen. Spartipp: Fragt hierzu am besten die Projektleitung der Location. In manchen Fällen gibt es Rabatte auf die GEMA-Gebühr oder Sondertarife für die Versicherungen.
Ein besonderes Ambiente und ein guter Service sind Gold wert. Spart lieber an anderen Ecken oder sucht Sponsoren für euren Abiball. Versucht über den Förderverein günstige Konditionen zu erzielen. Berechnet im Vorfeld die Höhe der Kosten für die Eintrittskarten, damit ihr die Einkünfte besser kalkulieren könnt.
Abiball finanzieren und Abikasse aufbessern
Es ist wichtig den Abiball solide zu finanzieren. Hierzu noch ein Spartipp, damit die Abiballkarten günstiger werden: Mit Freunden, Familie und Unterstützern könnt ihr Geld für den Abiball dazu verdienen. Durch kreative Ideen könnt ihr eure Abikasse schnell aufbessern. Beispielweise durch Kuchenverkauf in den Pausen oder am Wochenende im Eingang von einem Baumarkt.
Fragt zudem bei den Unternehmen bei denen Ihr Dinge beauftragt oder kauft nach Rabatten, wenn ihr im Gegenzug deren Logos oder Anzeigen auf euren Produkten präsentiert. Firmen sehen gerne ihr Logo auf Eintrittskarten, in der Abizeitung oder auf euer Internetseite.
Abiball Checkliste – Wichtiges in Kürze
Diese Abiball Checkliste gibt euch in Stichpunkten nützliche Tipps an was ihr bei der Abiball Planung denken müsst. Auch Kleinigkeiten sollten so nicht vergessen werden. Oder hättet ihr an Abiballaufkleber gedacht? Zugegeben, eine Abiballzeitung oder das Abimotto hat bisher noch kein Jahrgang vergessen. Mit der Liste seid ihr auf der sicheren Seite, wenn ihr euren Abiball planen wollt.
- feine Abendmode
- Make-up für die Damen
- Frisur
- Abiballaufkleber fürs Auto
- Abiballhomepage
- Abiballzeitung (hier an reichlich Kleingeld denken)
- Abimotto
- Abistreich
- Abiballrede, die am besten mit zwei Schülern geplant ist, falls mal einer krank wird
- Die Abendkasse
- Abiballprogramm, vielleicht mag die Schulband oder Theatergruppe etwas aufführen
- Die Abiballeintrittskarten
- Zeitplan für die Abifeierlichkeiten
- Abiballsitzordnung – damit niemand benachteiligt wird, solltet ihr die Plätze auslosen
- Abiballsitzpläne mit Namen vor Ort aushängen – Spartipp: Pläne sind günstiger als Platzkarten!
- Abiballeinladung
- Die Abiparty – hier könnt ihr eure Abikasse aufbessern!
- Abilogo
- Abiballreise
- Der Abifilm – dient wie die Abiballzeitung als schöne Erinnerung
- Das Abiballkomitee und die Arbeitsgruppen
Zusammenfassung
Ihr seid vermutlich ein wenig erstaunt wie viel man beim Abiball planen beachten muss. Bei richtiger Organisation und Aufgabenteilung werdet ihr auch große Freude an den Vorbereitungen haben. Holt euch Infos beim vorherigen Jahrgang! Die können euch einige gute Tipps geben, so dass ihr einige Arbeitsschritte einsparen könnt. Wie wird so schön gesagt – Planung ist die halbe Miete.
Wir, das Team der Historischen Stadthalle Wuppertal durften schon unzählig viele Abibälle in unserem wunderschönen historischen Haus begrüßen und organisieren, daher wissen wir, was es bedeutet diesen Tag zu planen. Unser Großer Saal lädt einfach für einen Ball ein und bietet ausreichend Platz für eure Gäste (bis zu 800 Personen). SERVICE wird bei uns groß geschrieben, daher rundet unser Inhouse-Caterer eure Feier kulinarisch mit einem Galabuffet ab.
Wir wünsche euch eine Menge Spaß bei der Planung und Umsetzung eines traumhaften Abiballs.
